Privacyverklaring – VZW “PEDAAL” (versie 2026)

VZW “PEDAAL” hecht veel belang aan je privacy en aan de bescherming van je persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen we duidelijk uit welke gegevens we verwerken, waarom we dat doen, op basis van welke rechtsgrond, en welke rechten je hebt.

VZW “PEDAAL” verwerkt persoonsgegevens conform de toepasselijke wetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

Verwerkingsverantwoordelijke

  • VZW “PEDAAL”
  • Zetel: 9270 Laarne, Brandemanstraat 25
  • E-mail: cornelis_stefaan@hotmail.com

1. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken je persoonsgegevens uitsluitend voor onderstaande doeleinden:

  • Ledenbeheer en deelname aan clubactiviteiten (organisatie ritten/evenementen, ledenadministratie, communicatie over praktische afspraken).
    Rechtsgrond: uitvoering overeenkomst (lidmaatschap) en/of gerechtvaardigd belang.
  • Nieuwsbrieven en uitnodigingen (clubinfo, ritten, evenementen, praktische updates).
    Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang voor ledencommunicatie. Je kan altijd bezwaar maken of je uitschrijven.
  • Subsidiedossiers en wettelijke verplichtingen (indien van toepassing).
    Rechtsgrond: wettelijke verplichting.
  • Website en sociale media (publicatie van clubnieuws, sfeerbeelden, verslaggeving).
    Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang en/of toestemming (zie punt 2 – Foto’s en video).

2. Welke gegevens verwerken we?

Afhankelijk van het doel kunnen we de volgende gegevens verwerken:

  • Identiteits- en contactgegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail.
  • Persoonlijke kenmerken (beperkt): geboortedatum (bv. voor leeftijdscategorie/verzekering indien nodig).
  • Sportieve gegevens binnen de club: deelname, klassementen en prestaties (voor clubwerking).

We verwerken enkel gegevens die noodzakelijk zijn voor de clubwerking (dataminimalisatie).

Foto’s en video

Tijdens ritten en evenementen kunnen foto’s en video-opnames gemaakt worden.

  • Sfeerbeelden / niet-gerichte beelden (groep, algemene sfeer, geen duidelijke focus op één persoon):
    Wij publiceren deze in functie van clubverslaggeving op onze website en sociale media op basis van gerechtvaardigd belang. Je kan hiertegen bezwaar maken.
  • Gerichte beelden (close-ups, individuele beelden, beelden waarbij iemand het hoofdonderwerp is):
    Hiervoor vragen wij expliciete toestemming (bij voorkeur schriftelijk of via een duidelijke toestemming/checkbox). Toestemming kan je altijd intrekken, even gemakkelijk als je ze gaf.

Wil je een foto of video laten verwijderen? Mail naar cornelis_stefaan@hotmail.com.

3. Wie verwerkt de gegevens?

  • Bestuursleden en (eventuele) vrijwilligers die betrokken zijn bij de clubwerking, enkel voor zover nodig.

4. Doorgifte aan derden

Wij geven persoonsgegevens enkel door wanneer dit noodzakelijk is voor de clubwerking, bijvoorbeeld aan:

  • [Webhostingprovider/IT-dienst] (website & hosting)
  • [Nieuwsbriefdienst] (indien van toepassing)
  • Verzekeraar in geval van ongeval of schade tijdens clubactiviteiten
  • Logies/organisatie bij meerdaagse uitstappen (enkel noodzakelijke gegevens)

Met verwerkers sluiten wij, waar vereist, een verwerkersovereenkomst af. Wij verkopen nooit persoonsgegevens en geven geen persoonsgegevens door aan partijen buiten de EU.

5. Minderjarigen

Wij verwerken persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar enkel met toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger waar dit vereist is.

6. Bewaartermijnen

VZW “PEDAAL” bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze werden verzameld, of zolang wettelijk vereist. Concreet hanteren we volgende richttermijnen:

  • Ledenadministratie: tot [X jaar] na einde lidmaatschap (bv. 2 jaar)
  • Boekhoudkundige stukken/financiële administratie: volgens de wettelijke bewaartermijnen (meestal 7 jaar)
  • Foto’s en video’s: zolang relevant voor clubarchief/communicatie, of tot bezwaar/intrekking (voor gerichte beelden)

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen, waaronder:

  • toegang enkel voor bevoegde personen (need-to-know)
  • gebruikersnaam- en wachtwoordbeleid (en waar mogelijk 2FA)
  • back-ups en herstelmogelijkheden
  • beveiligde hosting/updates waar van toepassing

8. Je rechten

Je hebt het recht op:

  • inzage, correctie en verwijdering van je persoonsgegevens
  • bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang (bv. publicatie of direct marketing)
  • intrekking van toestemming (bv. voor gerichte foto’s)
  • overdraagbaarheid van gegevens (waar toepasselijk)

We kunnen vragen om je identiteit te bevestigen voordat we op een verzoek ingaan.

9. Klachten

Heb je een klacht, neem eerst contact op met VZW “PEDAAL”. Je kan ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):

  • Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
  • Website: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

10. Wijzigingen

VZW “PEDAAL” kan deze privacyverklaring wijzigen. De meest recente versie wordt gepubliceerd op onze website.

Laatste wijziging: [01/01/2026]